Tugas-Tugas Umum Bagian Pengadaan
- Merancang hubungan yang tepat dengan supplier
- Memilih supplier
- Memilih dan mengimplementasikan teknologi yang cocok
- Memelihara data item yang dibutuhkan dan data supplier
- Melakukan proses pembelian
- Mengevaluasi kinerja supplier
Pengertian Electronic Procurement
Electronic procurement atau e-procurement merupakan aplikasi internet untuk kegiatan pengadaan yang memungkinkan sebuah perusahaan bisa memiliki katalog elektronik yang bisa mengakses berbagai data supplier dan barang yang bisa dipasok
Aaplikasi E-Procurement
Beberapa jenis aplikasi e-procurement secara umum:
- E-catalogue, memfasilitasi perusahaan kemudahan untuk mendapatkan informasi tentang produk atau jasa yang diinginkan
- E-auction, memfasilitasi kebutuhan yang membantu proses lelang
- Business to business (B2B) market exchange, memfasilitasi beberapa pembeli dan beberapa penjual bertemu secara virtual
- B2B private exchange, memfasilitasi proses transaksi rutin dengan supplier
Keuntungan E-Procurement
Beberapa keuntungan yang didapat dari penggunaan e-procurement:
- Proses-proses administratif bisa dilangsungkan lebih cepat, akurat, dan murah
- Perusahaan yang menggunakan sistem lelang bisa mendapatkan keuntungan berupa harga yang jauh lebih murah
- Perusahaan bisa mendapatkan calon-calon supplier yang lebih banyak dari berbagai tempat
- Perusahaan maupun supplier bisa melacak transaksi maupun proses-proses fisik (contoh: pengiriman)
- Pihak perusahaan maupun supplier bisa melakukan proses-proses tersebut dari mana saja
Beberapa cara Melakukan Proses Pembelian
- Melalui proses tender: Cara ini dilakukan jika item yang dibeli merupakan kebutuhan yang berulang
- Melalui pembelian rutin: Cara yang dilakukan karena ketidakmungkinan untuk melakukan pengiriman PO langsung ke supplier
Pengertian Reverse Auction
Reverse auction atau dikenal dengan istilah lelang terbaik, merupakan salah satu cara dalam proses pembelian yang dimana pembeli mengundang calon-calon supplier untuk hadir dalam acara pelelangan
Proses dalam Pemilihan Supplier
- Tentukan kriteria-kriteria pemilihan
- Tentukan bobot masing-masing kriteria
- Identifikasi alternatif (supplier) yang akan dievaluasi
- Evaluasi masing-masing alternative dengan kriteria di atas
- Hitung nilai berbobot masing-masing supplier
- Urutkan supplier berdasarkan nilai berbobot tersebut
Faktor-Faktor yang Digunakan dalam Merancang Hubungan dengan Supplier
Tingkat kepentingan strategis item yang dibeli bagi perusahaan atau supply chain. Tingkat kepentingan strategis sebuah item dapat diukur oleh :
- Kontrbusi item tersebut terhadap kompetensi inti perusahaan
- Nilai pembelian dalam setahun
- Image atau brand name dari supplier
- Risiko ketidaktersediaan item yang bersangkutan
Tingkat kesulitan mengelola pembelian item. Tingkat kesulitas tersebut dapat ditentukan melalui:
- Kompleksitas dan keunikan item
- Kemampuan supplier dalam memenuhi permintaan
- Ketidakpastian (ketersediaan, kualitas, harga, waktu pengiriman)
Klasifikasi Supplier dan Masing-Masing Ciri-Cirinya
1. Bottleneck Supplier
a. Sulit mencari subtitusi
b. Pasar monopoli
c. Supplier baru sulit masuk
2. Non-critical suppliers
a. Ketersediaan cukup
b. Item-item cukup standar
c. Subtitusi dimungkinkan
d. Nilainya relative rendah
3. Critical strategic suppliers
a. Penting / strategis
b. Subtitusi sulit
4. Leverage suppliers
a. Ketersediaan cukup
b. Subtitusi dimungkinkan
c. Spesifikasi standar
d. Nilainya relative tinggi
Langkah Pengembangan Supplier
Tujuh langkah yang diformulasikan oleh handfield et al. (2000) untuk pengembangan supplier:
- Identifikasi komoditi yang kritis
- Identifikasi supplier yang kritis
- Bentuk tim lintas fungsi
- Lakukan pertemuan dengan pimpinan puncak dari supplier
- Identifikasi proyek perbaikan
- Definisikan alat ukur, target, milestone, dan deadline
Sumber:
Pujawan, I. N. 2010. Supply Chain Management. Edisi Kedua. Surabaya: Guna Widya.
By : CenterSCM
The post Manajemen Pengadaan appeared first on Logistics & Supply Chain Management Laboratory.